COVID-19: Kepentingan perancangan komunikasi bagi kesiapsiagaan dan pengurangan risiko bencana

Seluruh dunia dibelenggu dengan ancaman virus SARS-CoV-2 atau lebih dikenali COVID-19 yang belum pernah terjadi sebelum ini sehingga meragut ratusan ribu nyawa manusia. Ketua Pengarah, Pertubuhan Kesihatan Sedunia, Dr. Tedros Adhanom, secara rasmi telah mengeluarkan kenyataan mengklasifikasikan penyebaran virus COVID-19 ini sebagai wabak pandemik. Sehingga ke hari ini lebih dua juta penduduk dunia telah dijangkiti wabak berbahaya ini dan telah meragut lebih 160 ribu nyawa.

Malaysia antara negara terawal mengikuti nasihat dari Organisasi Kesihatan Sedunia (WHO) dengan mengambil langkah drastik melaksanakan Perintah Kawalan Pergerakan (PKP) yang bermula 18 Mac lalu. Sebelum itu, Kementerian Kesihatan Malaysia (KKM) telah memperkenalkan kempen kesedaran seperti melakukan penjarakan sosial selain turut menjaga kebersihan diri termasuk kerap mencuci tangan bagi menghentikan penularan penyakit ini.

Pelaksanaan PKP ini telah menyebabkan penutupan banyak premis perniagaan, sekolah dan institusi pendidikan. Secara automatic gaya hidup masyarakat berubah 360 darjah. Bagi sebilangan besar komuniti dan organisasi, mereka disaran untuk bekerja dari rumah dengan mengadakan perbincangan dan perjumpaan di atas talian. Segala amalan biasa yang menjadi rutin harian terus bertukar ke norma baharu akibat bawaan pandemik ini.

Menghadapi saat getir sebegini, pengurusan komunikasi yang berkesan amatlah penting bagi memastikan masyarakat dilengkapi dengan maklumat yang tepat. Maklumat yang tepat membolehkan masyarakat faham situasi sebenar yang berlaku dan boleh membuat keputusan dengan bijak bagi membendung krisis ini agar tidak semakin parah.

Apatah lagi di saat genting yang melibatkan hidup dan mati seseorang ini, ada satu garis pemisah yang jelas berbeza antara komunikasi berasaskan harapan yang disertai dengan niat yang baik dengan komunikasi berasaskan pembuktian saintifik. Sebagai contoh, kenyataan Amerika Syarikat untuk membenarkan organisasi memulakan operasi semula bagi menyelamatkan ekonomi negara amatlah bertentangan dengan saranan yang dikemukakan oleh pihak berkuasa kesihatan awam persekutuan. Komunikasi berasaskan harapan ini boleh memburukkan lagi keadaan, menyebabkan kekeliruan dan protes dalam kalangan masyarakat.

Pengurusan komunikasi yang berkesan mampu memberi kesan positif kepada organisasi. Berikut dikongsikan sedikit cadangan pengurusan komunikasi yang berkesan dalam menghadapi krisis COVID-19:

Membina kepercayaan.

Kepercayaan adalah prinsip utama dalam komunikasi risiko.Tanpa kepercayaan ini, masyarakat tidak akan mempercayai atau bertindak terhadap maklumat yang diberikan oleh KKM atau pihak berkuasa yang lain. Sebolehnya, salurkan maklumat yang tepat yang anda ada. Sebagai jurucakap, anda tidak boleh mengatakan semuanya akan baik-baik saja sekiranya anda tidak tahu perkara sebenar yang sedang berlaku. Nyatakan apa yang anda tahu dan apa kerajaan lakukan mengenainya. Beritahu orang ramai apa yang boleh mereka lakukan. Sebagai contoh sebarkan kempen-kempen kesedaran dan pemujukan seperti tips menjaga kesihatan dan keselamatan semasa tempoh PKP. Ketika inilah anda sebagai penasihat atau ketua pasukan perlu peka dengan perkembangan semasa, peka dengan segala informasi dan arahan yang dikeluarkan oleh kerajaan serta terus memberi kerjasama yang baik dengan pihak bertanggungjawab.

Jangkakan senario yang berpotensi

Jangan menunggu sehingga krisis atau bencana betul-betul berlaku. Pengurusan atasan perlu sentiasa bersedia dengan ramalan kebarangkalian sesuatu bencana itu berlaku. Contohnya ketika melihat situasi semasa yang melanda dunia, pihak pengurusan perlu terlebih dahulu menjangkakan wabak COVID-19 ini juga bakal menyerang organisasi.Oleh itu satu garis panduan perlu disediakan tentang bagaimana menghadapinya serta apa tindakan dan peranan setiap pihak untuk mengatasinya.

Sedia dan hebahkan maklumat yang tepat dan pantas

Sewaktu penularan Covid-19, apa yang penting adalah maklumat..maklumat dan maklumat. Maklumat perlu tepat dan kebenarannya tidak boleh disorok. Maklumat perlu pantas disampaikan kepada orang ramai. Apabila penularan COVID-19 berlaku, orang ramai seperti pekerja, pelajar dan ibu-bapa hendak tahu; apa yang perlu mereka lakukan? apa yang dirancang organisasi? adakah organisasi telah mengambil tindakan yang sewajarnya? Maklumat begini sangat penting untuk tidak menimbulkan panik terutama jika melibatkan nyawa seseorang. Apabila terdapat kes yang disyaki COVID-19, keluarkan satu kenyataan untuk orang ramai mengambil langkah berjaga-jaga sebaik sahaja anda mengetahuinya. Jangan biarkan segala spekulasi, fitnah dan khabar angin bermaharajalela bermain di bibir masyarakat tanpa maklumat yang sahih. Sekiranya terdapat ralat pada hebahan, akui sahaja kesalahan dan segeralah memohon maaf.

Bina pasukan atau Jawatankuasa Pengurusan Krisis atau Bencana

Jawatankuasa ini perlu bersedia dan bersidang dalam masa 24 jam setelah berlakunya krisis atau bencana. Penubuhan pasukan ini sangat penting bagi merangka gerak kerja dan memutuskan tindakan pantas yang harus diambil untuk mengekang penularan wabak pandemik ini.

Libatkan pihak berkepentingan

Pihak berkepentingan yang dimaksudkan terdiri daripada pekerja, pelajar, komuniti setempat, pelanggan dan orang awam. Semuanya memerlukan jawapan yang jelas untuk soalan asas yang sama; seberapa buruk penularan wabak Covid-19 dan adakah organisasi mengawal wabak dengan baik? ..Pihak pengurusan perlulah mempamerkan keprihatinan mereka dengan cara memahami situasi, sikap dan kepercayaan orang ramai. Platform komunikasi alternatif perlu diwujudkan segera seperti aplikasi Telegram dan Whatsapp yang boleh diakses bila-bila waktu. Ini bertujuan untuk mewujudkan komunikasi dua hala dengan pihak berkepentingan. Aplikasi seperti ini dapat memudahkan proses mendapatkan maklumat daripada orang ramai, contohnya melalui soal-selidik pantas googleform.

Selain itu, pihak pengurusan organisasi juga boleh meluaskan komunikasi bersama masyarakat melalui penggunaan media sosial seperti facebook, Instagram atau Twitter. Melalui platform ini, organisasi boleh menyalurkan maklumat kepada masyarakat secara proaktif dan berkala. Pastikan organisasi merancang dengan baik maklumat yang ingin disampaikan. Maklumat yang disampaikan perlulah berbeza mengikut peringkat krisis. Penting untuk organisasi memahami dahulu fasa krisis organisasi. Melalui media sosial juga, pihak pengurusan perlu peka dengan setiap persoalan yang diutarakan di media sosial terbabit dan cubalah untuk memberi maklum balas dengan kadar segera.

Semoga perkongsian ini memberi manfaat kepada organisasi khususnya dan masyarakat awam amnya dalam menguruskan krisis komunikasi sesuatu krisis atau bencana. Dengan penyaluran komunikasi yang terancang dan tepat, diharap masyarakat dapat mempersiapkan diri dengan ilmu yang betul dan bertindak secara bijak bagi menjaga keselamatan diri dan keluarga. Masyarakat juga disaran supaya mendapatkan maklumat yang betul dari sumber yang dipercayai. Semoga dengan maklumat dan pengetahuan yang terkini, kita dapat memutuskan penularan wabak COVID 19 dengan segera.