Sistem Workspace UTHM pacu kecekapan perkhidmatan, bantu realisasi sasaran kerja tahunan

Dalam landskap kerjaya masa kini yang penuh cabaran, tuntutan serta perubahan mendadak – universiti sebagai institusi ilmu bukan sekadar menjadi tempat menyampaikan ilmu, tetapi juga medan untuk menunjukkan contoh terbaik dalam kecekapan pengurusan dan kelangsungan operasi. Universiti Tun Hussein Onn Malaysia (UTHM) tidak ketinggalan dalam hal ini. Di sebalik keheningan bilik mesyuarat dan kesibukan pengajaran dan pembelajaran, terdapat satu usaha berterusan untuk menyusun semula pendekatan kerja agar sentiasa relevan dan berdaya tahan. Maka lahirlah Workspace – sebuah platform digital yang dilaksanakan bukan sekadar untuk memenuhi keperluan ketika pandemik Covid-19 melanda, tetapi terus berkembang menjadi alat strategik dalam merancang, melaksana dan memantau tugasan harian serta sasaran kerja tahunan di setiap Pusat Tanggungjawab (PTj). Ia adalah bukti bahawa teknologi bukan pengganti manusia, tetapi penyokong setia kepada ketekunan dan nilai tanggungjawab yang dipegang oleh warga universiti.

Setiap tahun, warga UTHM akan menetapkan Sasaran Kerja Tahunan (SKT) masing-masing. SKT bukan sekadar barisan indikator atau dokumen laporan. Ia adalah cerminan dedikasi – aspirasi seorang pensyarah yang mahu pelajarnya berjaya, atau harapan seorang pegawai pentadbiran untuk melihat urusan jabatan berjalan lancar. Dengan adanya Workspace, proses penyusunan dan pemantauan SKT kini menjadi lebih telus dan tersusun. Setiap tugasan boleh ditetapkan secara khusus, tarikh akhir dirancang lebih awal dan perkembangan kerja boleh dikesan oleh ketua PTj dengan mudah.

Lebih menarik, Workspace bukan hanya memudahkan urusan pelaporan semata-mata. Ia membawa pendekatan pengurusan yang lebih strategik dan terarah. Ketua-ketua PTj kini tidak perlu lagi menunggu laporan bulanan atau mesyuarat berkala untuk memahami keadaan pasukan mereka. Segalanya boleh dilihat secara langsung – tugasan yang telah disiapkan, yang masih berjalan atau yang mungkin perlukan perhatian. Ia membolehkan mereka hadir sebagai penyokong, bukan pengawas. Ia memperlihatkan gaya kepimpinan yang lebih inklusif dan adaptif, yang mendengar serta memahami.

Dalam konteks organisasi yang besar seperti UTHM, kesinambungan antara unit kerja amat penting. Dari bahagian pengurusan hingga ke fakulti, dari penyelidikan hingga ke perkhidmatan sokongan – semuanya saling berkait. Workspace membantu menjalin kesinambungan ini dengan baik. Setiap PTj kini dapat menyelaras gerak kerja agar seiring dengan hala tuju strategik universiti. Ia mengurangkan silo komunikasi, mengelak pertindihan tugasan dan memastikan sumber manusia digunakan dengan lebih cekap.

Lebih daripada itu, Workspace turut memberi nafas baharu kepada budaya kerja warga UTHM. Ia menyuntik nilai-nilai ketelusan, ketepatan dan tanggungjawab ke dalam setiap tindakan harian. Dengan keterlihatan data dan tugasan, semua pihak dapat merasai kesan usaha mereka. Ia membina perasaan dimiliki terhadap hasil kerja, dan pada masa yang sama, menanam nilai akauntabiliti yang lebih kukuh.

Namun, kejayaan Workspace bukan datang dari teknologinya semata-mata. Keberkesanannya lahir daripada keterbukaan staf UTHM menerima perubahan, serta kesediaan mereka untuk berkembang bersama sistem ini. Ia memperlihatkan bahawa warga universiti tidak hanya menunggu arahan, tetapi aktif mencipta ruang kerja yang lebih baik. Mereka menggunakan platform ini untuk bukan sekadar melaporkan kerja, tetapi untuk menyusun impian, agar setiap tugas, sekecil apa pun, mempunyai arah dan makna.

Kita tahu, bekerja di universiti bukan sekadar satu profesion. Ia adalah satu amanah. Dari seorang pensyarah yang mengajar dalam kelas, seorang pegawai yang merangka dasar, hinggalah seorang juruteknik di makmal – semuanya menyumbang kepada satu matlamat besar iaitu membina masa depan. Workspace hadir sebagai jambatan yang menghubungkan titik-titik usaha ini, lalu mengalirkannya ke arah pencapaian yang lebih menyeluruh.

Di sebalik setiap tugasan yang dimasukkan ke dalam Workspace, tersembunyi cerita-cerita komitmen, cabaran dan kejayaan kecil yang setiap satunya membawa makna besar. Ia adalah bukti bahawa staf UTHM tidak pernah berhenti bergerak, tidak pernah menyerah pada kesulitan, dan sentiasa mencari jalan untuk menyampaikan yang terbaik – walaupun dari jauh, mahupun dalam keterbatasan.

Kerana di UTHM, setiap sasaran bukan sekadar angka untuk dilaporkan. Ia adalah amanah yang dipikul bersama. Ia adalah janji bahawa kita, sebagai satu keluarga besar, akan terus melangkah dengan penuh rasa tanggungjawab, dan Workspace hanyalah satu daripada banyak bukti bahawa komitmen itu masih utuh, dan akan terus tumbuh.