UTHM perkenal aplikasi Workspace,platform pelaksanaan inisiatif bekerja dari rumah

Kemunculan pandemik koronavirus atau COVID-19 pada awal tahun ini telah merubah gaya hidup penduduk dunia dengan begitu drastik sekali. Wabak ini telah memaksa kerajaan Malaysia menguatkuasakan Perintah Kawalan Pergerakan (PKP) bermula 18 Mac lalu. Arahan PKP ini diyakini dapat membantu mengekang penularan wabak COVID-19 dengan mengehadkan pencampuran sosial antara manusia yang boleh menyebabkan jangkitan. Memandangkan sehingga kini tiada vaksin yang benar-benar ampuh untuk menyembuh atau mempertahankan diri dari serangan virus ini, maka PKP merupakan cara terbaik menghentikan penyebaran wabak ini.

Rentetan arahan PKP, warga UTHM juga perlu akur dengan arahan kerajaan untuk kekal berada di rumah. Semua staf tidak dibenarkan hadir bertugas ke pejabat dan hanya perlu melaksanakan konsep Work From Home (WFH). Ini merupakan satu cabaran baharu bagi warga kerja kampus, yang mana operasi pentadbiran bagi sebuah organisasi yang besar seperti UTHM perlu berfungsi semaksimum mungkin. Keadaan ini memaksa program transformasi digital di dalam organisasi perlu dilaksanakan sesegera mungkin. Ini bermakna segala operasi harian perlu dialihkan kepada operasi atas talian.

Aplikasi mesyuarat di atas talian menjadi semakin popular dengan menggunakan aplikasi seperti zoom dan Google Meet. Walaubagaimanapun, keberkesanan kaedah ini memerlukan sambungan internet yang baik dan masalah penyambungan ini kian ketara di kawasan pinggir dan luar bandar. Tidak dinafikan kewujudan platform media sosial seperti whatsapp dan email sememangnya dapat menyebarkan maklumat dan arahan lebih pantas. Walaubagaimanapun ianya tidak mencapai tahap kecekapan yang baik kerana seringkali arahan kerja ini bercampur-campur dengan mesej-mesej yang tidak berkaitan. Apatah lagi jika kumpulan whatsapp itu terdiri dari ahli yang ramai. Semakin ramai maka semakin banyak ragam dan telatahnya walaupun di media sosial. Ini mengakibatkan seringkali berlaku kejadian terlepas pandang terhadap arahan kerja lantaran terlalu banyak mesej atau email yang masuk secara serentak. Platform media sosial seperti ini juga gagal menzahirkan secara berstruktur tentang objektif dan tujuan sesuatu arahan di samping tiada elemen pengawalan dalam pelaksanaan sesuatu tugasan.

Bagi menangani cabaran bekerja dari rumah ini, UTHM menerusi Pejabat Perancangan Strategik dan Pengurusan Risiko dengan kerjasama Pusat Teknologi Maklumat telah membangunkan dan melancarkan Aplikasi Workspace sebagai sebuah platform rasmi dalam pelaksanaan inisiatif bekerja dari rumah. Aplikasi ini boleh dicapai menerusi capaian sesawang workspace.uthm.edu.my.

Menerusi aplikasi ini semua staf pengurusan dan pelaksana dapat berinteraksi di atas talian bagi tujuan arahan kerja dan pelaksanaan bagi mendukung objektif pejabat masing-masing. Aplikasi ini pada asalnya dibangunkan bagi memantau projek-projek utama universiti. Kini fungsinya dipertingkatkan kepada penggunaan ke seluruh peringkat pengurusan dan pelaksana universiti. Ia merupakan sebahagian pelan transformasi digital UTHM yang mensasarkan sebuah platform yang pantas dan tuntas kepada semua warga kerja kampus dalam melaksanakan tugas dan fungsi masing-masing.

Menerusi aplikasi Workspace ini, semua pusat tanggungjawab (PTj) akan mendaftarkan secara berstruktur menurut objektif dan operasi pejabat masing-masing. Operasi pejabat ini akan dijelmakan dalam bentuk projek yang terdiri daripada senarai tugasan yang boleh diagihkan kepada individu yang berkaitan. Pegawai pelaksana akan dapat melihat secara jelas dan mudah segala tugasan yang diarahkan dan sumbangan tugasan itu terhadap sesuatu projek dalam PTj tersebut.

Menerusi platform ini juga, mereka dapat memaklumkan perkembangan pelaksanaan sesuatu arahan yang telah diberikan. Pengurusan sesebuah pejabat juga akan menjadi lebih mudah kerana segala maklumat dapat dicapai di hujung jari dengan pantas. Kolaborasi di antara pejabat juga dapat dipertingkatkan apabila ia dapat mengurangkan karenah birokrasi yang sering membelenggu organisasi yang besar. Akhir sekali analisa beban kerja dapat diukur dengan lebih baik dengan adanya platform rasmi seperti ini.

Pelaksanaan Workspace UTHM terbahagi kepada lima fasa utama iaitu fasa Pembangunan, Latihan, Pelaksanaan Pemantauan dan diakhiri dengan fasa Kajian Keberkesanan. Kajian ini amat penting untuk melihat peratus tugasan dalam sesebuah pejabat di UTHM yang boleh dilaksanakan dari rumah. Di era pasca COVID-19 ini nanti akan wujud satu norma baru yang bakal merubah budaya kerja di dalam organisasi. UTHM juga telah bersedia ke arah itu dengan cara memperluaskan lagi penggunaan aplikasi Workspace ini.